Como organizar a sua semana de trabalho?
Sei que tem gente que prefere viver sem rotina, mas a verdade é que um pouquinho de organização pode fazer toda a diferença no nosso dia a dia.
O começo da semana é conhecido por muitas promessas e poucas realizações – pela nova dieta, pelo novo curso, pela ida à academia. Sabemos o que é importante, mas não colocamos em prática deixando para o “momento certo” – mas será que esse momento realmente existe? A grande verdade é: se não fizermos por nós não há quem faça, então bora colocar as vontades em prática a começar pela organização diária.
Eu sou do time do papel e caneta, mas se você prefere o mundo digital, sem problema! O importante é encontrar uma forma que funcione para você.
Vou te dar umas dicas bem simples pra começar. Primeiro, pegue três post-its ou três papéis de cores diferentes. Vamos chamar cada cor de um nome pra facilitar: vermelho, azul e amarelo.
Agora, separe todas as suas demandas do dia em duas categorias e defina duas das cores escolhidas para ser cada tópico
1- as urgentes, que já deveriam ter sido resolvidas;
2- as importantes, que precisam ser resolvidas ao longo do dia;
Liste as prioridades em cada categoria e defina um tempo para cada uma delas.
Exemplo:
| Folha/ Post-it Vermelho (Urgente) | Folha/ Post-it Azul (Importante) |
| – Reunião com cliente A (1 hora) – Encaminhar orçamento para aprovação do cliente B (10 minutos) – Gravação de material institucional (1h30) |
– Reunião de alinhamento de equipe (30 minutos) |
Ah, e se precisar depender de outras pessoas, considere um tempo extra para conversas e discussões sobre o assunto.
O terceiro post-it amarelo eu gosto de nomear como “Susto do Dia”, que nada mais representa do que aquela demanda que apareceu “do nada” e precisa ser incluída na sua lista de tarefas.
Exemplo:
| Folha/ Post-it Amarelo (Susto do Dia) |
| – Orçar tecidos e estampas para campanha com fornecedor – Reunião com cliente C |
O “Susto do dia”, no final do dia ou no final da semana, vai ajudar a identificar o que pode ter atrapalhado suas demandas programadas e vai ajudar a controlar melhor seu tempo.
E pra finalizar, uma dica extra: em uma folha de cor neutra, escreva cada tópico mencionado em cada uma das folhas/post-it coloridos (vermelho, azul e amarelo) para um alinhamento melhor das ideias. Assim, você não corre o risco de esquecer o que cada cor representa.
Exemplo:
São Paulo, (dia) de (mês) de 2023
Desenvolvimento dos tópicos:
Post-it vermelho:
1- Reunião com Cliente A
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- Traçamos as expectativas sobre a campanha, colhemos informações que nos ajudarão no desenvolvimento do material final.
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Reunir com time criativo para discutirmos as estratégias de marketing e divulgação.
2- Encaminhar orçamento para aprovação do Cliente B
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- Encaminhei um e-mail a respeito do orçamento da viagem do mês que vem.
- Retornar em até 3 dias, caso não tenha resposta.
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3- Gravação do material institucional
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- Acompanhamento da gravação
- Fazer check-list de todos os itens necessários para fazer a gravação
- Encaminhar material equipe de edição
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Post-it azul
1- Reunião de alinhamento de equipe
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- Reunião com os times para alinhamento semanal
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Post it amarelo
1- Orçamento de tecidos e estampas com fornecedor
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- Ligar para fornecedor x e y para orçar material
- Encaminhar as artes em baixa qualidade (caso seja necessário)
- Encaminhar orçamento para aprovação do financeiro
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2- Reunião com Cliente C
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- Marcar reunião com cliente C para discussão de fechamento de serviços
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É importante sempre sinalizar uma providência no final de cada tópico, quando ele ainda tiver continuidade. E sempre utilizar o mesmo nome de item nas folhas/ post-its coloridos dos dias seguintes para um melhor controle.
Separe um momento do seu dia. Eu prefiro me organizar ao final do expediente, pois já tenho um panorama do dia e consigo planejar o dia seguinte, mas faça de acordo com a sua rotina e disposição, o importante é não deixar cair no esquecimento. Lembre-se: organização é rotina, é hábito.
É isso aí! Espero que essas dicas te ajudem a se organizar melhor e a ter um dia mais produtivo. 😉
Autora
Julia Lombardi
Publicitária graduada pela Anhembi Morumbi. Possui experiências como produtora executiva, desenhista, designer de produtos e produção de eventos, como shows e exposições artísticas. Atua como Analista Educacional e na gestão de projetos da gonow1.
