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Como organizar a sua semana de trabalho? 

Sei que tem gente que prefere viver sem rotina, mas a verdade é que um pouquinho de organização pode fazer toda a diferença no nosso dia a dia. 
 
O começo da semana é conhecido por muitas promessas e poucas realizações – pela nova dieta, pelo novo curso, pela ida à academia. Sabemos o que é importante, mas não colocamos em prática deixando para o “momento certo” – mas será que esse momento realmente existe? A grande verdade é: se não fizermos por nós não há quem faça, então bora colocar as vontades em prática a começar pela organização diária. 

Eu sou do time do papel e caneta, mas se você prefere o mundo digital, sem problema! O importante é encontrar uma forma que funcione para você. 

Vou te dar umas dicas bem simples pra começar. Primeiro, pegue três post-its ou três papéis de cores diferentes. Vamos chamar cada cor de um nome pra facilitar: vermelho, azul e amarelo. 

Agora, separe todas as suas demandas do dia em duas categorias e defina duas das cores escolhidas para ser cada tópico 
 
1- as urgentes, que já deveriam ter sido resolvidas; 
2- as importantes, que precisam ser resolvidas ao longo do dia; 
 
Liste as prioridades em cada categoria e defina um tempo para cada uma delas.  
Exemplo: 

Folha/ Post-it Vermelho (Urgente)  Folha/ Post-it Azul (Importante) 
– Reunião com cliente A (1 hora) 
– Encaminhar orçamento para aprovação do cliente B (10 minutos) 
– Gravação de material institucional (1h30) 
– Reunião de alinhamento de equipe (30 minutos) 
 
 

 
Ah, e se precisar depender de outras pessoas, considere um tempo extra para conversas e discussões sobre o assunto. 

O terceiro post-it amarelo eu gosto de nomear como “Susto do Dia”, que nada mais representa do que aquela demanda que apareceu “do nada” e precisa ser incluída na sua lista de tarefas. 
Exemplo: 

Folha/ Post-it Amarelo (Susto do Dia) 
– Orçar tecidos e estampas para campanha com fornecedor 
– Reunião com cliente C 

 
O “Susto do dia”, no final do dia ou no final da semana, vai ajudar a identificar o que pode ter atrapalhado suas demandas programadas e vai ajudar a controlar melhor seu tempo. 

E pra finalizar, uma dica extra: em uma folha de cor neutra, escreva cada tópico mencionado em cada uma das folhas/post-it coloridos (vermelho, azul e amarelo) para um alinhamento melhor das ideias. Assim, você não corre o risco de esquecer o que cada cor representa. 

 
Exemplo:

São Paulo, (dia) de (mês) de 2023 

Desenvolvimento dos tópicos:  

Post-it vermelho: 

1- Reunião com Cliente A 

      • Traçamos as expectativas sobre a campanha, colhemos informações que nos ajudarão no desenvolvimento do material final.

Reunir com time criativo para discutirmos as estratégias de marketing e divulgação.

2- Encaminhar orçamento para aprovação do Cliente B 

      • Encaminhei um e-mail a respeito do orçamento da viagem do mês que vem.
      • Retornar em até 3 dias, caso não tenha resposta.

3- Gravação do material institucional

      • Acompanhamento da gravação
      • Fazer check-list de todos os itens necessários para fazer a gravação
      • Encaminhar material equipe de edição 

Post-it azul 


1- Reunião de alinhamento de equipe

      • Reunião com os times para alinhamento semanal 

Post it amarelo 


1- Orçamento de tecidos e estampas com fornecedor

      • Ligar para fornecedor x e y para orçar material
      • Encaminhar as artes em baixa qualidade (caso seja necessário)
      • Encaminhar orçamento para aprovação do financeiro

2- Reunião com Cliente C

      • Marcar reunião com cliente C para discussão de fechamento de serviços

É importante sempre sinalizar uma providência no final de cada tópico, quando ele ainda tiver continuidade. E sempre utilizar o mesmo nome de item nas folhas/ post-its coloridos dos dias seguintes para um melhor controle. 

Separe um momento do seu dia. Eu prefiro me organizar ao final do expediente, pois já tenho um panorama do dia e consigo planejar o dia seguinte, mas faça de acordo com a sua rotina e disposição, o importante é não deixar cair no esquecimento. Lembre-se: organização é rotina, é hábito. 
 
É isso aí! Espero que essas dicas te ajudem a se organizar melhor e a ter um dia mais produtivo. 😉 

Autora

Julia Lombardi

Publicitária graduada pela Anhembi Morumbi. Possui experiências como produtora executiva, desenhista, designer de produtos e produção de eventos, como shows e exposições artísticas. Atua como Analista Educacional e na gestão de projetos da gonow1.

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