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Ata de reunião: como documentar de forma eficiente?

Sabe aquele momento em que você precisa de uma informação específica que foi dita em reunião, mas não tem registro e quando tem era melhor não ter? Depois desse texto você nunca mais vai passar por isso. Ao final, você saberá como fazer uma pauta de reunião realmente eficiente. 

Vamos simplificar as coisas, afinal, menos é mais quando se trata de uma pauta eficiente. Preparei alguns itens básicos que não podem faltar e vou desenvolver cada um deles, exemplificando como você pode aplicá-los.  

1- Título da reunião 

Comece com o pé direito, seja específico! Afinal, ninguém gosta de perder tempo com informações rasas e vagas. Então, vamos dar um toque de precisão ao título.   

Exemplo: Reunião de alinhamento com o Cliente A!   

2- Data, horário e local 

Essas informações são essenciais e dispensam explicações, não é mesmo? Lembre-se de informar se a reunião será presencial ou online, afinal, vivemos em um mundo pós-pandemia.   

Exemplo: Dia 4/6/2023, terça-feira, às 10h. Local: Av. Paulista, 854 – São Paulo/SP. E sim, a reunião será presencial (ou online, se for o caso).   

3- Participantes 

Vamos listar as pessoas que precisam estar por dentro de todos os assuntos que serão abordados, incluindo seus respectivos cargos. E se faltar o nome de alguém, não tem problema, apenas coloque o cargo ou a área responsável.   

Exemplo: Rodrigo Maia (CEO gonow1), Bruna Paz (coordenadora de comunicação), Ricardo Costa (coordenador educacional), Lis Britto (coordenadora operacional) e os coordenadores de marketing e atendimento do Cliente A.   

4- Objetivo da reunião 

Aqui é o momento de definir metas e ser específico(a) no objetivo. Assim, todos poderão se preparar para o assunto em questão e evitaremos distrações, tornando a reunião mais produtiva e eficiente.   

Exemplo: Fechamento de uma parceria in company com o Cliente A.   

5- Itens da pauta 

Vamos elencar os assuntos que serão abordados de forma sucinta. E se houver necessidade de recursos específicos, como apresentações de slides, relatórios, amostras ou demonstrações, indique-os. Assim, os participantes poderão se preparar com antecedência.   

Exemplo: 

 

    • Item 1) Apresentação de conteúdo (apresentação em PPT) 

 

    • Item 2) Estratégia de comunicação para divulgação interna 

    • Item 3) Orçamento e Datas   

6- Responsáveis e tempo 

Atribua cada tópico à pessoa responsável pelo assunto e determine o tempo necessário para cada item. Vamos manter tudo organizado e no prazo! 

Exemplo: 

 

    • Item 1) Apresentação de conteúdo – Ricardo Costa (20 minutos) 

    • Item 2) Estratégia de comunicação para divulgação interna – Bruna Paz (15 minutos) 

    • Item 3) Orçamento e Datas – Lis Britto (10 minutos)   

7- Discussões adicionais 

Aqui, reserve um espaço para informações relevantes que os participantes precisam saber antes da reunião ou tópicos que desejam discutir. É uma oportunidade para esclarecer dúvidas ou abordar assuntos complementares.   

Exemplo: 

Item 4) Proposta Comercial/Contrato – Lis Britto (10 minutos)   

Observações ou notas gerais 

Crie um espaço na pauta para observações adicionais ou notas gerais que não se enquadrem especificamente em nenhum item. Isso permite que os participantes compartilhem informações relevantes ou façam perguntas antes mesmo da reunião começar.   

Exemplo: 

Certifiquem-se de revisar os materiais de apoio enviados por e-mail antes da reunião. 

Caso haja alguma atualização ou adição de tópicos, por favor, informem com antecedência para que possamos ajustar a pauta. 

Durante a reunião, vamos manter o foco e a objetividade para aproveitarmos o tempo de forma eficiente. 

Sintam-se à vontade para compartilhar dúvidas ou sugestões adicionais durante o encontro.   

Dica extra: 

Se a reunião envolve tomada de decisões importantes, destaque isso na pauta. Indique os tópicos nos quais as decisões serão tomadas e encoraje os participantes a se prepararem adequadamente.

Agora, veja como ficou a nossa pauta de reunião:

Agora que você tem essa pauta de reunião prontinha para usar, é hora de botar a mão na massa e colocar em prática todas as dicas que a gente deu ao longo deste artigo. Se organizar, ser claro e ser eficiente são os segredos para uma reunião que rende de verdade. 
  

Seguindo cada item dessa pauta, desde o título claro e direto até as discussões extras e observações gerais, você garante que todo mundo fique na mesma página e preparado pro encontro. 
  

E não se esqueça: durante a reunião, é superlegal compartilhar dúvidas, sugestões e informações adicionais. A troca de ideias e a participação de todo mundo enriquecem o processo e podem levar a resultados ainda mais satisfatórios. 
  

Agora é hora de se jogar! Boa sorte e bora lá! 

Autora

Julia Lombardi

Publicitária graduada pela Anhembi Morumbi. Possui experiências como produtora executiva, desenhista, designer de produtos e produção de eventos, como shows e exposições artísticas. Atua como Analista Educacional e na gestão de projetos da gonow1.

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